Procedura składania skarg

Działania Hirschvogel mające na celu zapobieganie naruszeniom praw człowieka i ochrony środowiska w sieci dostawców i w ramach struktury Grupy opierają się na obowiązkach należytej staranności wynikających z ustawy o należytej staranności w łańcuchu dostaw. Pomimo dużej liczby środków zapobiegawczych mających na celu ochronę praw człowieka i aspektów środowiskowych, Hirschvogel jest świadomy, że nie można całkowicie wykluczyć naruszenia tych chronionych pozycji prawnych w łańcuchu dostaw. W takim przypadku konieczne jest jak najszybsze rozpoznanie naruszenia i niezwłoczne podjęcie odpowiednich środków naprawczych.

Hirschvogel wprowadził mechanizm zgłaszania potencjalnych naruszeń ustawy o należytej staranności w łańcuchu dostaw, aby móc szybko rozpoznać naruszenie. Ten mechanizm zgłaszania jest dostępny dla wszystkich osób oraz innych interesariuszy wewnętrznych i zewnętrznych. Wszystkie osoby (np. pracownicy, klienci, dostawcy, inne osoby), które chcą wesprzeć Hirschvogel w identyfikacji naruszeń praw człowieka i środowiska lub które zostały poszkodowane przez Hirschvogel lub jednego z jej partnerów umownych, mogą skontaktować się z nami tutaj.

Za tym mechanizmem składania skarg stoi zespół ekspertów prawnych, handlowych i technicznych, którzy rozpatrzą skargę niezależnie, bezstronnie, bez instrukcji i poufnie.

Jeśli wstępna analiza skargi wykaże, że Hirschvogel bezpośrednio lub pośrednio spowodował lub przyczynił się do popełnienia przestępstwa, zespół podejmie odpowiednie działania naprawcze. Te środki zaradcze mogą obejmować na przykład działania z zakresu prawa pracy przeciwko sprawcy (sprawcom) naruszenia.

Hirschvogel zapewnia sygnalistów, że w przypadku anonimowego zgłoszenia Hirschvogel nie podejmie żadnych kroków, które mogłyby zidentyfikować sygnalistę. Wyjątkiem od tej zasady jest niewłaściwe wykorzystanie mechanizmu skarg Hirschvogel.

Co więcej, Hirschvogel gwarantuje możliwie największą ochronę sygnalisty i osoby, której dotyczy zgłoszenie. Jednak dochodzenie w zgłoszonej sprawie zostanie wszczęte dopiero po dokładnym zbadaniu i jeśli istnieją konkretne przesłanki wskazujące na naruszenie zasad. Informacje są przetwarzane w ramach uczciwego i poufnego procesu. Dyskryminacja, zastraszanie lub wrogość wynikające ze zgłoszenia do mechanizmu skarg Hirschvogel będą badane i karane zgodnie z tym samym procesem.

Aby móc zainicjować środki zaradcze w sposób ukierunkowany i terminowy, sygnaliści powinni upewnić się, że ich skarga jest zrozumiała również dla osób spoza organizacji. W tym celu pomocna jest gotowość do zadawania dalszych pytań i udzielenie odpowiedzi na poniższe pytania:

• Kogo to dotyczy? Pracownicy Hirschvogel, partnerzy biznesowi czy inne osoby?
• Co się stało? Opisz fakty tak dokładnie, jak to możliwe.
• Kiedy miał miejsce incydent? Jak najdokładniejsza data lub okres.
• Jak często miało to miejsce? Pojedyncze czy wielokrotne przestępstwa?
• Gdzie miał miejsce incydent? Lokalizacja zakładu lub partnera firmy Hirschvogel. 

Poniżej wymieniono możliwe i użyteczne kanały komunikacji. W razie potrzeby zespół może informować sygnalistę o postępach w przetwarzaniu zgłoszenia i podjętych działaniach naprawczych. W tym celu zgłaszający musi wybrać kanał komunikacji, który umożliwia komunikację dwukierunkową. Sygnalista może wybrać jeden z dwóch kanałów składania skarg.

Obecnie można korzystać z dwóch kanałów wymienionych poniżej.

Numer ten jest połączony z wewnętrznym systemem telefonicznym i komunikacyjnym, dzięki czemu skarga/zgłoszenie jest przekazywane do całego zespołu ds. skarg. Pamiętaj, że nie skontaktujemy się z Tobą osobiście. Całodobowa infolinia nie jest możliwa ze względów geograficznych i organizacyjnych. Gwarantujemy jednak, że skarga/raport zostanie rozpatrzona niezwłocznie. Po wstępnym sprawdzeniu przez członka zespołu, potwierdzona wiadomość zostanie przekazana do odpowiedzialnego specjalisty zespołu w celu podjęcia dalszych działań i przetworzenia. Jeśli chcesz być informowany o postępach w rozpatrywaniu Twojej skargi/raportu, poinformuj nas o kanale komunikacji, za pośrednictwem którego chciałbyś się z nami skontaktować.