Informacje o ochronie prywatności dla sygnalistów

Ochrona Twoich praw osobistych w zakresie przetwarzania danych osobowych jest ważną kwestią dla Grupy Hirschvogel. Hirschvogel przetwarza dane osobowe zgodnie z przepisami europejskiego ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) i krajowymi przepisami prawa.

 

Pracownicy Grupy Hirschvogel i podmioty zewnętrzne mogą korzystać z systemu zgłaszania nieprawidłowości, aby informować Grupę Hirschvogel o możliwych naruszeniach przepisów prawa lub regulacji wewnętrznych, a tym samym przyczyniać się do dochodzenia w sprawie naruszenia i jego ścigania.

 

Poniżej informujemy o przetwarzaniu danych osobowych sygnalistów:

1. Kto jest odpowiedzialny za przetwarzanie danych osobowych?

Organem odpowiedzialnym za przetwarzanie danych użytkownika jest spółka,

 

Hirschvogel Holding GmbH

Dr.-Manfred-Hirschvogel-Str. 6

86920 Denklingen

Niemcy

 

Możesz skontaktować się z naszym inspektorem ochrony danych pod powyższym adresem lub pod adresem: data.protection.officer(at)hirschvogel(dot)com

2. Grupa Hirschvogel będzie przetwarzać dane użytkownika w następujących celach w zakresie obowiązującego prawa:

W celu rozpatrzenia i przetworzenia skargi użytkownika oraz, w razie potrzeby, w celu przeprowadzenia powiązanych dochodzeń przeciwko oskarżonym, w razie potrzeby w celu komunikacji z organami i sądami w związku ze skargą użytkownika oraz w celu komunikacji z kancelariami prawnymi i firmami audytorskimi lub innymi stronami prowadzącymi dochodzenie, a także z innymi spółkami Grupy Hirschvogel.

 

W szczególności dotyczy to następujących konkretnych celów:

  • Weryfikacja wiarygodności zgłoszeń
  • Dochodzenie w sprawie niewłaściwego postępowania
  • Wypełnienie zobowiązań prawnych
  • Zapobieganie wykroczeniom w przyszłości
  • Egzekwowanie praw
  • Wsparcie dla pracowników
  • Przegląd znaczenia dla innych spółek Grupy Hirschvogel
  • Wypełnianie zobowiązań do współpracy

3. Brak obowiązku podania danych osobowych

Użytkownik może również przesyłać zgłoszenia bez podawania swoich danych osobowych (zgłoszenia anonimowe). Użytkownik nie ma obowiązku podawania swoich danych osobowych.

4. Jakich danych lub kategorii danych dotyczy przetwarzanie danych?

Podczas dokonywania zgłoszenia gromadzimy następujące dane osobowe i informacje:

  • Twoje imię i nazwisko lub prywatne dane kontaktowe i identyfikacyjne, jeśli ujawnisz swoją tożsamość (zgłoszenie nie anonimowe),
  • Twoje zawodowe i organizacyjne (służbowe) dane kontaktowe, jeśli je podasz (zgłoszenie niezanonimizowane) oraz,
  • W stosownych przypadkach imiona i nazwiska osób oraz inne dane osobowe osób wymienionych w zgłoszeniu.

5. Na jakiej podstawie prawnej dane będą przetwarzane?

Grupa Hirschvogel będzie przetwarzać dane osobowe użytkownika tylko wtedy, gdy zezwala na to co najmniej jedno obowiązujące rozporządzenie o ochronie danych.

 

W takim przypadku Grupa Hirschvogel opiera się na następujących podstawach prawnych:

  • Przetwarzanie w ramach stosunku pracy (§ 26 ust. 1 zdanie 1 niemieckiej federalnej ustawy o ochronie danych (BDSG)).
  • Dochodzenie w sprawie przestępstw (§ 26 ust. 1 zdanie 2 BDSG).
  • Wypełnianie zobowiązań prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)
    • Ochrona uzasadnionych interesów (sekcja 6(1)(f) RODO)
    • Obrona prawna
    • Poprawa struktur zgodności
    • Wsparcie zainteresowanych stron
    • Egzekwowanie prawa zagranicznego

6. Jak długo będziemy przechowywać dane użytkownika?

Będziemy przechowywać dane osobowe użytkownika wyłącznie tak długo, jak będzie to konieczne do przeprowadzenia dochodzenia i ostatecznej oceny oraz, w zakresie, w jakim istnieją krajowe prawne, umowne lub regulacyjne okresy przechowywania, po upływie tego okresu.

 

Po przetworzeniu raportu dane zostaną usunięte lub zanonimizowane zgodnie z wymogami prawnymi obowiązującymi w danym kraju. W przypadku anonimizacji odniesienie do tożsamości użytkownika jako osoby przekazującej informacje zostanie trwale i nieodwracalnie usunięte.

7. Komu będziemy udostępniać dane?

W trakcie przetwarzania raportów lub podczas wewnętrznego dochodzenia może być konieczne przekazanie informacji innym pracownikom Grupy Hirschvogel w uzasadnionych indywidualnych przypadkach. Jeśli jest to konieczne do przeprowadzenia dochodzenia, dane mogą być przekazywane spółkom Grupy Hirschvogel w kraju spoza Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego na podstawie odpowiednich prawnych zabezpieczeń ochrony danych w celu ochrony osób, których dane dotyczą (np. standardowe klauzule ochrony danych UE, w przypadku danych pracowników, art. 46 RODO lub wyjątkowe okoliczności zgodnie z art. 46 RODO). Zawsze zapewniamy, że podczas przesyłania informacji przestrzegane są odpowiednie przepisy dotyczące ochrony danych.

 

W przypadku odpowiedniego obowiązku prawnego lub w przypadku uzasadnionego interesu Grupy Hirschvogel lub strony trzeciej w badaniu raportu, organy ścigania, organy antymonopolowe, inne organy administracyjne, sądy, a także międzynarodowe kancelarie prawne i firmy audytorskie zlecone przez Grupę Hirschvogel będą również uważane za odbiorców.

 

W niektórych przypadkach Grupa Hirschvogel jest zobowiązana na mocy przepisów o ochronie danych do poinformowania osoby oskarżonej o postawionych jej zarzutach. Jest to wymagane przez prawo, jeśli obiektywnie ustalono, że przekazanie informacji osobie oskarżonej nie może wpłynąć na konkretne dochodzenie w sprawie skargi. Jeśli użytkownik podał nam swoje imię i nazwisko lub inne dane osobowe (zgłoszenie nie anonimowe), nie ujawnimy - o ile jest to prawnie możliwe - jego tożsamości jako osoby zgłaszającej, a także zapewnimy, że nie będzie można wyciągnąć żadnych wniosków na temat jego tożsamości jako osoby zgłaszanej.

8. Prawa użytkownika jako osoby, której dane dotyczą

Jako osoba, której dane są przetwarzane, użytkownik może dochodzić wobec nas określonych praw zgodnie z RODO oraz innymi stosownymi przepisami o ochronie danych. W szczególności użytkownikowi przysługują następujące prawa jako osobie, której dane dotyczą, wobec Grupy Hirschvogel zgodnie z RODO:

  • prawo do informacji (art. 15 RODO).
  • prawo do sprostowania (art. 16 RODO)
  • prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO)
  • prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)
  • prawo do złożenia skargi do organu nadzorczego ds. ochrony danych.

 

Aby skorzystać ze swoich praw, możesz skontaktować się z nami, korzystając z danych kontaktowych wymienionych w punkcie 1. 

 

Grupa Hirschvogel bardzo poważnie traktuje Twoje obawy i prawa. Jeśli jednak użytkownik uważa, że nie zajęliśmy się odpowiednio jego skargami lub obawami, ma prawo złożyć skargę do lokalnego organu nadzorczego ds. ochrony danych.